Domeniul procesării inteligente de facturi a cunoscut o expansiune remarcabilă în ultimii ani, diversificându-se prin apariția unei multitudini de furnizori care oferă soluții tehnologice. Aceste tehnologii variază considerabil în funcție de complexitatea și eficiența lor, pornind de la soluții simple de digitalizare a facturilor până la sisteme complexe bazate pe Inteligență Artificială, care promit automatizarea completă a fluxurilor de procesare a facturilor.
Citește și: Ce înseamnă procesarea inteligentă a facturilor?
Valul actual de investiții masive în dezvoltarea și implementarea tehnologiilor de IA are un impact pozitiv vizibil și în domeniul procesării inteligente de facturi. Totuși, acest impact este limitat de mai mulți factori:
- Confidențialitatea datelor comerciale și financiare
- Nevoia de acuratețe ridicată a procesării
- Lipsa de familiaritate a furnizorilor de soluții cu provocările din domeniul financiar-contabil
Limitări în procesarea inteligentă de facturi
1. Confidențialitatea datelor comerciale și financiare
Datele din facturi sunt confidențiale, deci accesul la aceste date pentru antrenarea motoarelor de Inteligență Artificială este adesea restricționat.
Mai mult, în companiile mari, confidențialitatea este impusă nu doar pentru accesul extern, ci și pentru cel intern. Conform principiului privilegiului minim, utilizatorii ar trebui să aibă acces exclusiv la datele și resursele care le sunt necesare pentru îndeplinirea responsabilităților proprii, fără excepții.
De asemenea, motoarele de Inteligență Artificială trebuie să înțeleagă aceste concepte de confidențialitate pe tot parcursul ciclului lor de viață – de la antrenare și validare, până la testare și producție.
2. Acuratețea ridicată a procesării
Datele financiar-contabile necesită un grad ridicat de precizie a procesării – orice eroare de procesare generată de utilizarea Inteligenței Artificiale duce, inevitabil, la reluarea procesării pe cale manuală, diminuând astfel eficiența preconizată la implementarea soluției de IA.
În domeniul Inteligenței Artificiale, lupta se dă mereu între puterea de generalizare a algoritmilor și precizia acestora. Aplicând această provocare la domeniul financiar, cerințele de acuratețe sunt considerabil mai stricte, implicând nu doar precizie aritmetică, dar și interpretare corectă din punct de vedere contabil, statutar și managerial.
Lipsa de acuratețe în procesarea facturilor poate avea consecințe grave și directe pentru clienți:
- facturile plătite de mai multe ori afectează fluxul de numerar
- facturile nevalidate comercial duc la plăți necuvenite sau la blocarea plăților legitime, afectând astfel relațiile cu furnizorii
- facturile înregistrate și declarate eronat atrag penalități din partea autorităților fiscale
3. Lipsa de familiaritate a furnizorilor de soluții AI cu specificul sectorului financiar-contabil
Cu tehnologii AI disponibile imediat și gratuit, aproape oricine poate dezvolta un proof-of-concept care să recunoască și să citească niște facturi. Totuși, există o diferență semnificativă între simpla citire a unor facturi și crearea unei platforme complexe, capabilă să proceseze un volum mare de facturi diverse cu o acuratețe foarte înaltă.
Această diferență este vizibilă în două arii principale:
- Capabilitățile tehnice ale platformei – securitatea platformei, scalabilitatea acesteia, viteza de învățare și procesare a facturilor, acuratețea procesărilor, abilitatea platformei de a se interconecta rapid cu sistemele tale financiar-contabile
- Expertiza și empatia echipei – background-ul din domeniul financiar al fondatorilor, experiența echipei în rezolvarea problemelor tale specifice legate de facturi, succesul în rezolvarea problemelor similare pentru alți clienți etc. Simplul act de a citi facturi nu este suficient; acesta este un nivel de bază de competență pe care îl poți atinge și singur.
Care sunt criteriile după care să evaluezi capabilitățile unui furnizor de procesare inteligentă de facturi?
Pentru a te asigura de succesul proiectului tău de procesare automată de facturi, recomandăm să evaluezi furnizorii după următoarele considerente:
Experiența echipei de implementare
Pe lângă capabilitatea tehnică de a implementa biblioteci de algoritmi de Inteligență Artificială, îți recomandăm să evaluezi cu atenție abilitatea echipei furnizorului de a înțelege problemele specifice cu care te confrunți și de a demonstra că poate găsi soluții eficiente pentru acestea:
- Cere o sesiune demonstrativă în care să evaluați împreună fluxul de procesare cu propriile tale documente;
- Pune întrebări concrete și evaluează răspunsul echipei de implementare;
- Înțelege care este infrastructura de suport a furnizorului și capabilitățile sale tehnice și de afaceri;
- Cere referințe de la clienți cu profil similar cu al tău;
- Evaluează maturitatea echipei – o echipă cu experiență, care înțelege complexitatea tehnică a soluțiilor propuse, va evita promisiunile perfecte și universale. Mai mult, o echipă matură va fi transparentă în ceea ce privește limitările tehnologice, astfel încât să îți setezi așteptări realiste nu doar în privința rezultatelor, ci și a efortului necesar din partea echipei tale interne.
Maturitatea tehnologică a platformei
O platformă matură tehnic se caracterizează prin:
- Disponibilitatea ridicată a infrastructurii într-un cloud public cu reputație bună
- Existența unor proceduri de Disaster Recovery bine puse la punct
- Proceduri de securitate informatică riguroase, documentate și accesibile la cerere; existența certificărilor ISO este un bun indicator privind seriozitatea abordării subiectului de către echipa furnizorului
- O interfață cu un design unitar, semn că echipa a acordat atenție sporită ușurinței de utilizare și comunicării funcționalităților
- O platformă back-end robustă, care oferă multiple opțiuni de configurare pentru a personaliza soluția, fără necesitatea unor dezvoltări complexe și riscante
- Procese de dezvoltare, testare și implementare în producție bine gestionate și controlate
Parametrii de performanță ai platformei
Solicită detalii privind performanța platformei:
- Viteza de procesare a documentelor – pentru că vrei să economisești timp
- Acuratețea procesării – pentru că nu dorești să re-procesezi documente care au fost deja gestionate de sistem
- Volumul și variabilitatea documentelor procesate – pentru că un volum mare și diversificat de documente sugerează că platforma poate acoperi eficient problemele tale specifice fără a necesita antrenamente suplimentare costisitoare și de lungă durată
De ce să alegi Profluo ca soluție de viitor pentru procesarea inteligentă de documente?
Explorând opțiunile de procesare automată a facturilor cu un furnizor competent, poți transforma modul în care afacerea ta gestionează operațiunile financiare. În acest sens, Profluo bifează:
- O echipă cu peste 20 de ani experiență în zona financiar-contabilă și în dezvoltarea software
- Un portofoliu robust de clienți Enterprise și expunere profundă în companii mari de contabilitate
- Peste 2 milioane de facturi reale procesate și peste 30 de milioane de note contabile introduse automat
- O abordare personalizată a algoritmilor de inteligență artificială
- Înțelegere profundă a facturilor, inclusiv contextul lor comercial, fiscal și contabil
- Anticiparea inteligentă a fluxurilor de lucru ale operatorilor de facturi
- Securitate ridicată și flexibilă cu acces bazat pe roluri, arhitectură multi-tenant pentru clienți și un sistem de autorizare propriu
- Arhitectură agilă care permite instalări personalizate pentru a se potrivi nevoilor specifice ale fiecărei companii
- Integrări cu majoritatea ERP-urilor și programelor de contabilitate locale și globale
- Tehnologie imediat disponibilă în context internațional: portal multilingv, algoritmi de machine learning care formează progresiv vocabulare specializate în limbile care sunt detectate pe documente
Te invităm să soliciți un demo gratuit pentru a vedea cum te poate ajuta soluția noastră să optimizezi procesele financiar-contabile, în timp ce îți protejezi datele și ai acces la tehnologii de vârf!
