Skip links
verificaric-comerciale

Verificarea comercială automată a e-facturilor 

Share

Implementarea e-Factura accelerează introducerea de date în sistemele contabile, aceste sisteme beneficiind de conectarea lor implicită prin SPV. Înregistrarea automată a e-facturilor creează, în același timp, și o provocare: e-facturile deja înregistrate trebuie întoarse în interiorul companiei pentru a fi validate din punct de vedere comercial.  

Automatizarea procesului de verificări comerciale 

Profluo a răspuns la această provocare prin implementarea unui proces automatizat de verificare comercială (invoice verification) pentru fluxurile de achiziții, utilizând două scenarii principale: 

  • 2-way-matching: Verificarea prețurilor articolelor facturate conform condițiilor contractuale;
  • 3-way-matching: Compararea prețurilor și cantităților facturate cu comanda de achiziție și cantitățile recepționate. 

2-Way-Matching

Într-un prim scenariu, prețurile articolelor facturate sunt comparate cu condițiile contractuale stabilite în prealabil pentru articolele respective. Această metodă de verificare se numește 2-Way-Matching și este utilă pentru facturile de servicii care conțin referințe la contracte sau comenzi aflate în derulare. 

Deoarece Profluo este antrenat, prin Machine Learning, să extragă din e-Factura astfel de referințe (indiferent unde sunt ele plasate în sintaxa XML), condițiile comerciale (încărcate în prealabil în Profluo) sunt consultate în timp real, pentru fiecare linie de factură, ținând cont de toleranțele preferate de client. 

Profluo nu interpretează doar prețurile unitare, ci și discounturile de pe e-facturi, comparându-le cu cele negociate la nivelul fiecărui acord comercial și monitorizând valabilitatea acestora în timp. 

3-Way-Matching

Într-un alt scenariu, prețurile articolelor facturate sunt comparate cu cele din comanda de achiziție, iar cantitățile facturate sunt comparate cu cele recepționate, evidențiate prin NIR-uri. Această metodă de verificare este cunoscută sub numele de 3-Way-Matching, deoarece include și informații despre recepții. Ea este deosebit de valoroasă în cazul facturilor de bunuri care fac referire la comenzi aflate în derulare, precum și la livrările efectuate în baza acestora.  

Pe lângă extragerea din XML areferințelor comerciale, Profluo poate inclusiv să identifice referințe eronate, comparând, tot prin Machine Learning, structura facturilor cu structura comenzilor. 

În plus, Profluo clasifică exhaustiv toatelitigiile (adică anomaliile comerciale), pentru o analiză ulterioară a cauzelor-rădăcină, dar permite și stocarea comentariilor verificatorilor și corecțiilor cu privire la starea reconcilierii, asigurând un traseu excelent de audit până la rezolvarea finală a diferențelor. 

Beneficiile adoptării Profluo 

Contribuțiile platformei Profluo la procesul de verificare comercială a facturilor asigură multiple beneficii: 

  • Economii semnificative de timp - de obicei, verificarea manuală a prețurilor și cantităților, chiar și cu ajutorul unui ERP integrat, necesită foarte mult timp. În plus, în situațiile în care apar referințe comerciale eronate pe facturi, procesul de verificare poate ajunge să dureze până la 30 de minute pentru un singur document!  
  • Creșterea acurateții procesului de verificare  un sistem automatizat care compară meticulos prețuri și cantități în cadrul unor toleranțe stabilite oferă o precizie mult superioară comparativ cu intervenția manuală a unui operator. 
  • Protecție împotriva tranzacțiilor duplicate sau potențial frauduloase - Profluo detectează automat și periodic anomalii, analizând întreaga bază de date de tranzacții, un proces impracticabil pentru un operator uman în contextul unor volume mari de date. 
  • Consolidarea relațiilor cu furnizorii - un proces de verificare fluid elimină blocaje la plată, facilitează cooperarea comercială și permite accesarea unor condiții comerciale mai avantajoase pe termen lung. 
  • Profluo permite realizarea unor analize detaliate privind evoluția prețurilor furnizorilor, esențiale pentru îmbunătățirea strategiilor de achiziție. 
  • Profluo oferă o trasă de audit completă, facilitând procesul decizional pentru aprobările de plată a comenzilor aflate în litigiu, aspect cu precădere important pentru asigurarea complianței contractuale interne. 

Procesul de verificare comercială în Profluo 

1. Încărcarea manuală sau automată a condițiilor comerciale

Condițiile comerciale sunt încărcate în Profluo manual, prin upload Excel sau automat, prin integrarea Profluo cu sistemul de comenzi al clientului, inclusiv prin preluarea de comenzi și NIR-uri direct din ERP, cu ajutorul endpoint-urilor oferite de Profluo în cadrul propriului API (interfața automată de schimb de date cu sisteme externe). 

2. Detectarea litigiilor și analiza tranzacțiilor prin Machine Learning

Sistemul detectează tranzacții nou-create sau modificate și pornește automat procesul de analiză prin Machine Learning, după care clasifică litigiile în funcție de cauza-rădăcină identificată (de exemplu, diferențe de preț, diferențe cantitative etc.).

Operatorii umani filtrează după cauze-rădăcină și analizează împreună cu furnizorii modalitățile de rezolvare a litigiilor comerciale în vederea deblocării la plată a facturilor supuse acestor filtrări. În timpul reconcilierilor, operatorii pot corecta referințele eronate de pe facturi și pot re-executa analiza automată de sistem. 

În funcție de cauzele-rădăcină, rezolvările pot afecta diferite conturi contabile (facturi nesosite, cheltuieli, stocuri etc.). Exportul rezolvărilor către ERP ține cont de aceste nuanțe contabile. 

3. Reconcilierea facturilor prin colaborare directă cu furnizorii și corectarea referințelor eronate

Operatorii introduc recomandări în cadrul comenzilor cu litigii și monitorizează rezolvările, după care pot marca litigiile ca fiind reconciliate, deblocând astfel la plată facturile aferente. Profluo omite în viitor comenzile reconciliate în vederea păstrării eficienței algoritmilor de analiză. 

Prin Machine Learning, Profluo oferă o soluție inovatoare și eficientă pentru verificarea comercială a e-facturilor, contribuind la optimizarea proceselor financiare și la îmbunătățirea performanței operaționale a companiilor. 

Pentru a vedea cum poți beneficia de un proces personalizat de validări comerciale în cadrul companiei tale, te invităm să soliciți un demo gratuit cu unul dintre consultanții Profluo! 

Ai nevoie de implementări personalizate?

Discută cu unul dintre consultanții noștri pentru a customiza soluția în funcție de propriile specificații tehnice.

Suntem alături de tine în călătoria spre digitalizare și automatizarea contabilității.

Completează formularul și programează un demo gratuit cu echipa Profluo!

Pregătește-ți afacerea pentru viitor cu o soluție digitală, scalabilă și sigură!

Completează formularul, iar unul dintre consultanții noștri te va contacta pentru a discuta despre nevoile tale.

E-Factura nu trebuie să fie un proces dificil.
Profluo îți vine în ajutor pentru ca tu să ai mai mult timp pentru acțiuni cu valoare adăugată.

Completează formularul și programează un demo gratuit!

Discută cu un consultant și descoperă toate beneficiile de care te poți bucura cu Profluo!